《採購的重要性》

餐飲業供應商及餐廳配對

餐飲業一直是其中一個令香港成為知名國際都市的重要行業,多年來各式各樣餐廳以至食品工場百花齊放,唯科技應用方面卻在近年才慢慢興起。先有零售管理系統,再有顧客忠誠計劃軟件,以及排隊輪候系統,無不令餐廳營運效率大大提升。不過,大部分系統科技都只著重於提升處理門面工序效率及顧客體驗,可以解決內部運作以及提升管理層效率的系統工具並不多,而採購正正是其中被忽略的一環。

行家們是如何做採購呢?

在此我們先別談論大企業,因為她們大多都有專門做採購的同事以及機制,沒有一定規模或營運資金的話,中小型餐廳是很難跟隨的。

就拿一間精品咖啡店為例,憑著獨特品牌設計、菜單、穩定貼心的服務以及有效市場推廣,一年多便獲多個地產商邀請開分店,包括兼職員工,由小小的8至10人團隊發展成20至30人。似曾相識吧?對,這是很普遍的發展藍圖,行家聽到後大多會想「一定是有金主吧!」其實與其每次看到別人成功,便說對方靠錢才得以發展,倒不如認真考慮自己是否真的適合做生意?當然資金可以令生意發展更快,但是有著類似上述發展歷程的餐廳,比較那些「小本經營」及「只靠熱誠」的,往往只是每月多花2至3萬支出,便能成功。

那跟採購有什麼關聯?就讓我們重新說一遍吧!

就拿一間精品咖啡店為例,老闆是資深咖啡師,雖不懂太多生意營運技倆,卻有著十分廣的人脈。計劃生意初期,他先比較不同銀行對於這盤生意的早期、中期及長遠發展可以提供到什麼幫助。透過朋友介紹設計師,以幾千元攪定了品牌設計,以便日後可以跟據品牌方向去決定用什麼樣的裝修、桌椅、餐具及裝飾。在以往的工作環境認識了一位出牌專家以及這位專家一直推薦的裝修工程公司,所以裝修出牌算是沒有問題。

問了很多行家,得到了幾位商鋪經紀的聯絡,好不容易決定租下了鋪位,裝修工程隨即展開。老闆鐘情本地製作,跑均了全港本地設計師及食品供應商,一個月密集式開會及試食後終於決定了擺設、桌椅、餐具以及主打菜式食材供應商。

登廣告請廚師,從幾十份申請中找到一位想法一致的,立即顧用並展開菜單研發,跟廚師確認廚房器材清單後趕緊落訂單,希望能配合裝修進度進行安裝。廚房攪定了便到樓面,還要決定用哪款POS系統以及寬頻服務。最後便是咖啡機和咖啡豆,這對老闆來說是比較簡單。

終於要開鋪了!開業兩天,便透過社交媒體收到不少市場推廣公司的廣告,都是說能夠快速增加客源及社交媒體粉絲。營運店面令老闆分身不暇,決定未來三個月自己不出糧,用資金請來一位稍有經驗的市場經理。市場經理上任不久便製定了全年的宣傳策略並建議老闆採用其中一間市場推廣公司主攻咖啡KOL宣傳。

六個月過去,達到收支平衡之餘,也能夠在繼續聘請市場經理的前提下,出糧給自己!跟同事開會後發現,其實生意可以更好,唯店鋪座位有限,繁忙時間跟本做不了那麼多生意。而繁忙時間過後,人流又不多。老闆便讓市場經理負責開發周邊商品如品牌布裝、環保杯等。而廚師便負責開發下午茶甜品。

一個月後,市場經理除了完成周邊商品推出,更利用POS系統推出了會員計劃,並跟外賣速遞公司簽訂合約,從此為公司帶來兩個額外收入來源之餘,又增加了顧客的忠誠度。而廚師也不遑多讓,他找到了本地蜂蜜貨源及購置了小型雪糕機,推出了每日限量自家製雪糕蜂蜜蘋果撻,每日3點至5點都能吸引一輪客人過來打卡。

開業一年,名氣有了,生意也增長不少。各大商廈爭相提供免租優惠邀請開店,一連開了兩間直到現在。

從以上例子,沒錯經驗、資金、人脈、運氣、天時、地利無不扮演重要角色,但是除了這些控制不到的,最重要能夠推動業務發展的,其實是做好各方面的採購:

食材
人材
器材
租務
出牌
律師
會計
裝修
電訊
設計
宣傳
餐具
桌椅
裝飾
印刷

採購是先「採」後「購」,意思為先要找到貨源才能作出購買,坊間有著不少標榜「一站式採購」的平台及應用程式,其實只為「購」那方面提升效率如自動補貨、成本控制等。要知道香港有關飲食業的供應商及進口商總數過萬,而每間餐廳常用供應商數目大概為二十至三十間,餐廳是如何決定從一萬個選擇中採用其中三十個?

採購除了代表過程,也代表了買賣雙方。CHOGOGO 除了讓餐廳更容易找到合適貨源及更快處理日常落貨工作,更提供了一個低成本,可以讓供應商主動出擊尋找買家的平台。

管理一間餐廳或營運一盤供應批發生意,終究也要看管理層的能力,而什麼時候補貨以及如何控制成本,其實是要靠經驗及智慧,而並非科技。CHOGOGO 是一個簡單的網上平台,一個凝聚市場上供應商及餐廳的工具,令採購變得簡單,沒有花巧概念,只為解決實際問題。我們希望平台能夠發揮協調作用,讓大小供應商能夠在較公平的環境下良性競爭,讓餐廳以至食客受惠於高效率、貨源多樣化及高透明度採購。

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